Informace o zpracování osobních údajů

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ - Projekt OBĚDY PRO DĚTI 

Tento dokument vypracovala společnost WOMEN FOR WOMEN, o.p.s., IČ: 24231509, se sídlem Vlastislavova 152/4, 140 00 Praha 4 (dále jen „W4W“), za účelem poskytnutí kompletních informací o způsobech a podmínkách zpracování osobních údajů společnosti v rámci projektu OBĚDY PRO DĚTI, který je jedním z projektů W4W (dále jen „Projekt“).

Cílem Projektu je pomoci dětem, které se ocitly v takové životní situaci, kdy si jejich rodiče nemohou dovolit zaplatit jim obědy ve školních jídelnách. Finanční příspěvek však zásadně není poskytován přímo rodinám dětí, ale prostřednictvím základních škol či školních jídelen tak, aby se obědy dostaly opravdu k potřebným dětem a pomoc nemohla být zneužita. Našimi partnery jsou tedy základní školy, popř. školní jídelny, které vytipovávají potřebné děti dle své dlouholeté pedagogické praxe. Základní školy či školní jídelny, pokud jsou samostatnou příspěvkovou organizací a pokud se chtějí zapojit do Projektu, se zaregistrují na webových stránkách Projektu www.obedyprodeti.cz. Po potvrzení registrace mohou základní školy/školní jídelny prostřednictvím aplikace Obědy pro děti podávat žádosti o poskytnutí finančního příspěvku pro jimi vytipované nezletilé děti, pro které finanční příspěvek na dané pololetí či školní rok žádají. Abychom měli jistotu, že se pomoc skutečně dostane potřebným dětem a mohli žádost zpracovat a vyhodnotit, musíme mít dostatečné informace o nezletilém dítěti a o jeho rodinných poměrech. Bez těchto informací nejsme schopni žádost základní školy posoudit a nezletilému dítěti finanční příspěvek poskytnout. Rodič nezletilého dítěte, které základní škola vytipovala jako potřebné dítě, tak ještě před odesláním samotné žádosti uděluje souhlas se zahrnutím svého dítěte do Projektu a také jako zákonný zástupce nezletilého dítěte uděluje společnosti W4W souhlas se zpracováním osobních údajů svého dítěte pro účely Projektu. Udělení tohoto souhlasu zprostředkovává základní škola, popř. zařízení školního stravování, které tyto souhlasy od rodičů sbírá a následně je spolu se žádostí odesílá W4W.  Bez poskytnutí osobních údajů nezletilého dítěte nemůžeme finanční příspěvek ve prospěch nezletilého dítěte poskytnout.

Tento dokument tedy slouží pro lepší orientaci v problematice ochrany osobních údajů v rámci Projektu a představuje nástroj pro snadné uplatnění práv a řešení jakýchkoliv požadavků s tím souvisejících. Veškeré podrobnosti o postupu základních škol a školních jídelen jsou popsány na webové stránce www.obedyprodeti.cz.

1. Právní rámec zpracování

Společnost W4W zpracovává v rámci Projektu osobní údaje nezletilých dětí vždy a výhradně v souladu s platnou legislativou, tedy zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů v platném znění a Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (Nařízení GDPR). Společnost W4W klade na bezpečnost zpracování a ochranu osobních údajů zvláštní důraz, ochrana osobních údajů je pro nás absolutní prioritou.

Identitu dětí zařazených do Projektu chráníme. Anonymita jejich údajů je zaručena, zásadně nezveřejňujeme jména dětí a rodin, zařazených do Projektu. Škola či zařízení školního stravování, do kterého dítě dochází, samozřejmě ví, komu byl finanční příspěvek poskytnut, ale i tato zařízení striktně dodržují pravidla a diskrétnost při vyřízení příspěvků a zajištění obědů pro potřebné děti.

Společnost W4W je povinna se při výkonu své činnosti řídit nad rámec zákona č. 101/2000 Sb., resp. Nařízení GDPR také těmito dalšími právními předpisy, které stanoví povinnosti s dosahem do oblasti zpracování osobních údajů a jsou pro společnost W4W závazné:

- zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

- zák. č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisů

- zák. č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu, ve znění pozdějších předpisů

- zák. č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů

- případně právními předpisy tyto doplňující, měnící nebo nahrazující,

W4W podléhá dozoru Úřadu pro ochranu osobních údajů České republiky, ke kterému můžete v případě, že nebudete spokojeni s postupy společnosti při uplatnění Vašich práv, resp. při zpracování osobních údajů podat stížnost.

Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7

2. Kdo údaje zpracovává

Správcem osobních údajů v rámci Projektu je společnost WOMEN FOR WOMEN o.p.s., IČ: 24231509, se sídlem Vlastislavova 152/4, 140 00 Praha 4, jakožto provozovatel Projektu. Vůči tomuto správci tak můžete uplatňovat veškerá práva a vůči němu směřovat Vaše dotazy.

W4W, zpracovává osobní údaje prostřednictvím svých k tomu pověřených zaměstnanců a vybraných spolupracovníků, přičemž vždy platí, že tyto osoby: 

a) jsou důkladně vybírány a prověřovány, jsou bezúhonné a k zajištění řádné ochrany Vašich osobních údajů způsobilé,

b) jsou vázány povinností mlčenlivosti pod přísnými sankcemi,

c) jsou vázány přísnými pravidly zpracování a zároveň jsou povinny sami zajišťovat veškeré bezpečnostní standardy, které jim W4W určuje a které pravidelně kontroluje,

d) zpracovávají vždy pouze takový rozsah Vašich osobních údajů, který je pro plnění daného úkonu zpracování nezbytný, a to pouze po nezbytně nutnou dobu,

e) Vaše osobní údaje zpracovávají vždy pouze v bezpečném prostředí informačního systému W4W a prostřednictvím aplikace Obědy pro děti na zabezpečených prostředcích výpočetní techniky,

f) jsou povinny veškeré činnosti zpracování osobních údajů důsledně zaznamenávat,

g) podléhají pravidelné a soustavné kontrole plnění povinností při zpracování a dodržování bezpečnostních standardů W4W.

3. Pověřenec pro ochranu osobních údajů 

W4W jmenovala v souladu s Nařízením GDPR pověřence pro ochranu osobních údajů, kterým je:

Mgr. Kristýna Svobodová, Vlastislavova 152/4, 140 00 Praha 4

4. Jaké osobní údaje W4W zpracovává

W4W v souladu s příslušnými právními předpisy zpracovává výhradně takové osobní údaje, které jsou nezbytné pro účast na Projektu, tedy výhradně takové údaje, které jsou nezbytné k uzavření a následnému plnění darovací smlouvy uzavřené se základní školou, popř. zařízením školního stravování. Za tímto účelem W4W zpracovává tyto kategorie údajů:

a) identifikační údaje nezletilých dětí – osobní údaje sloužící k identifikaci nezletilých dětí (jméno, příjmení, rok narození, bydliště),

b) údaje o rodinných poměrech nezletilých dětí – popis rodinné situace nezletilého dítěte, plnění školních povinností, apod.

Osobní údaje uvedené výše je W4W oprávněna zpracovávat se souhlasem zákonného zástupce, a to vždy po nezbytně nutnou dobu, nejdéle však po dobu trvání takového souhlasu. Výše uvedené platí s výjimkou zpracování osobních údajů nezletilých dětí v případě, že jim bude prostřednictvím darovací smlouvy uzavřené se základní školou poskytnut finanční příspěvek na obědy. Osobní údaje je pak W4W oprávněna zpracovávat též bez Vašeho souhlasu, neboť jejich zpracování W4W ukládají příslušné právní předpisy (podklady pro dotace na Projekt apod.), případně je W4W oprávněna tyto zpracovávat v souvislosti s plněním právní povinnosti či na základě oprávněného zájmu (dotace, vyúčtování příspěvku apod.). Udělení souhlasu se zpracováním je zcela dobrovolné. V případě, že však osobní údaje v požadovaném rozsahu neposkytnete, W4W nemůže nezletilé dítě zahrnout do Projektu a v rámci Projektu mu nemůže být poskytnut finanční příspěvek na obědy.

c) kontaktní údaje – osobní údaje sloužící k zajištění kontaktu se základní školou, popř. školní jídelnou (korespondenční adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa),

Osobní údaje uvedené výše je W4W oprávněna zpracovávat i bez Vašeho souhlasu, a to v souvislosti s plněním darovací smlouvy či na základě oprávněného zájmu. I nadále ale platí, že je výhradně na Vás, zda W4W Vaše osobní údaje poskytnete či nikoliv. V případě, že ale osobní údaje v požadovaném rozsahu neposkytnete, nebude žádost o poskytnutí finančního příspěvku zpracována.

WOMEN FOR WOMEN, o.p.s. zpracovává osobní údaje vždy pouze v rozsahu nezbytném pro účast na Projektu, osobní údaje takto získané nebudou použity k žádnému jinému účelu. 

WOMEN FOR WOMEN zpracovává zpravidla jen takové osobní údaje, které byly uvedeny v žádosti o poskytnutí finančního příspěvku.

5. Za jakým účelem W4W osobní údaje zpracovává

Společnost W4W zpracovává osobní údaje nezletilých dětí pouze za účelem účasti na Projektu, tedy za účelem poskytnutí finančního příspěvku základní škole, popř. školní jídelně ve prospěch konkrétního nezletilého dítěte. 

W4W je oprávněna osobní údaje zpracovávat vždy také (je-li to v daném případě relevantní) za účelem určení, výkonu a obhajoby vlastních právních nároků, a to i přes to, že osobní údaje byly získány účelem účasti v Projektu. Takto je W4W oprávněna postupovat jen tehdy, jestliže původní účel a účel obhajoby právních nároků spolu jakkoliv souvisí, resp. na sebe navazují (např. pro účely prokázání důvodnosti čerpání dotace, vymáhání vrácení finančního příspěvku dle darovací smlouvy apod.)

6. Na jakém právním základě a po jakou dobu W4W osobní údaje zpracovává

W4W zpracovává osobní údaje ve smyslu čl. 6, případně čl. 9 Nařízení GDPR na těchto právních základech:

a) souhlas zákonného zástupce subjektu údajů - na tomto právním základě jsou zpracovávány osobní údaje tehdy, neexistuje-li (není-li možné uplatnit) jiný právní základ zpracování, a to vždy po dobu trvání účelu, pro který byly osobní údaje získány, nejdéle však do odvolání souhlasu, přičemž platí, že v těchto případech zpracování máte vždy právo svůj souhlas odvolat (způsoby odvolání souhlasu jsou uvedeny dále),

b) plnění právní povinnosti – W4W je povinna zpracovávat vybrané osobní údaje, pokud jí takovou povinnost stanoví příslušný právní předpis, a to po dobu stanovenou v příslušném právním předpisu. Pro činnost W4W v rámci Projektu jsou ve vztahu ke zpracování osobních údajů relevantní zejména tyto právní předpisy:

- zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů,

- zák. č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisů

- zák. č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu, ve znění pozdějších předpisů

- zák. č. 18/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů 

- případně právní předpisy tyto doplňující, měnící nebo nahrazující,

c) oprávněný zájem W4W – v takovém případě W4W zpracovává osobní údaje po dobu trvání jejího oprávněného zájmu v rámci Projektu. V případě, že uplatníte námitku proti takovému zpracování odůvodněnou Vaší individuální situací a této námitce po řádném posouzení W4W vyhoví, pak je W4W povinna ukončit dané zpracování.

Oprávněnými zájmy W4W se rozumí v rámci Projektu zejména oprávněný zájem:

- na fungování a udržitelnosti Projektu,

- na určení, výkonu a obhajobě právních nároků souvisejících s Projektem, v tomto případě dochází k omezení rozsahu zpracovávaných osobních údajů na nezbytné minimum a dalšímu omezení přístupu k osobním údajům pouze vymezeným osobám (typicky byl-li poskytnut finanční příspěvek základní škole ve prospěch nezletilého dítěte prostřednictvím darovací smlouvy uzavřené mezi základní školou a W4W, zpracovává W4W některé osobní údaje získané při činnostech dle takové smlouvy i po jejím ukončení, neboť právě po jejím ukončení můžete Vy, základní škola i W4W uplatňovat v zákonných promlčecích lhůtách své nároky),

- na ochraně osob, majetku, dat, a oprávněných zájmů osob včetně zájmu na řádné identifikaci a autentizaci jednajících osob a nezletilých dětí, v jejichž prospěch má být příspěvek poskytnut.

Každý osobní údaj může být zpracováván na základě více právních základů. Každý osobní údaj může být zpracováván, pokud existuje alespoň jeden právní základ pro jeho zpracování. Odpadne-li poslední právní základ pro zpracování daného osobního údaje, musí být osobní údaj řádně zlikvidován.

7. Komu mohou být osobní údaje předány

W4W je oprávněna pro účely Projektu osobní údaje poskytnout těmto subjektům:

a) státním orgánům a dalším subjektům v rámci plnění zákonné povinnosti ve smyslu příslušných právních předpisů (např. zřizovatelům školního zařízení, Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy dle zák. č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů apod.),

b) zpracovatelům osobních údajů na základě písemné smlouvy o zpracování osobních údajů a poskytnutí dostatečných technických a organizačních záruk k ochraně osobních údajů, kterými jsou především základní školy a zařízení školního stravování, zřizovatelé školních zařízení, poskytovatelé IT služeb a správci aplikace Obědy pro děti.

c) zaměstnancům či dalším osobám v obdobném smluvním vztahu k W4W za účelem plnění jejich pracovních povinností jménem W4W,

d) dalším subjektům, je-li to nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků W4W (např. soudy, exekutoři, advokáti apod.),

e) se souhlasem subjektu údajů dalším osobám,

přičemž vždy platí, že osobní údaje jsou výše uvedeným příjemcům poskytovány pouze v rozsahu nezbytném pro stanovený účel a po nezbytnou dobu.

8. Zásady bezpečnosti osobních údajů

Společnost W4W důsledně dbá na dodržování všech bezpečnostních a organizačních opatření, které za účelem ochrany osobních údajů v rámci Projektu zavedla.

W4W pravidelně a důsledně kontroluje dodržování bezpečnostních a organizačních opatření k zajištění ochrany osobních údajů, pravidelně vyhodnocuje zjištěné skutečnosti a svá bezpečnostní a organizační opatření dle potřeby aktualizuje.

Osobní údaje jsou zpracovávány výhradně k tomu pověřenými osobami, které W4W důsledně prověřuje jak před zahájením zpracování, tak v jeho průběhu. Všechny osoby, které mají přístup k osobním údajům, jsou vázány povinností mlčenlivosti pod přísnými sankcemi. 

9. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit

Čl. 15 – 22 Nařízení GDPR vymezuje práva, která můžete vůči W4W uplatnit.  Pro usnadnění výkonu Vašich práv vytvořila W4W jednoduchý formulář, který je dostupný k dispozici zde. Používáním tohoto formuláře předejdete zbytečnému prodlužování celého procesu uplatnění práv a případným dalším možným komplikacím.

Vyplněný a podepsaný formulář zasílejte, prosím, na adresu:

WOMEN FOR WOMEN o.p.s., Vlastislavova 152/4, 140 00 Praha 4

Podepsaný a vyplněný formulář NEDOPORUČUJEME z důvodu ochrany Vašich osobních údajů zasílat prostřednictvím nešifrované e-mailové zprávy.

Máte možnost uplatit dle Vašeho uvážení tato práva:

a) právo na přístup k osobním údajům – W4W Vám poskytne výpis (potvrzení) o osobních údajích zpracovávaných o Vašem synovi/dceři v rámci Projektu v rozsahu dle čl. 15 Nařízení GDPR na základě žádosti, k dispozici zde, s Vaším úředně ověřeným podpisem,

b) právo na opravu nepřesných osobních údajů – zjistíte-li, že W4W zpracovává nepřesné či neaktuální osobní údaje, je W4W povinna bez zbytečného odkladu poté, co o tom bude vyrozuměna, provést opravu nepřesných osobních údajů, provádí se na základě písemné žádosti, k dispozici zde, či prostřednictvím info@obedyprodeti.cz.

c) právo na výmaz – v případech stanovených v čl. 17 Nařízení GDPR W4W vymaže zpracovávané osobní údaje (jde zejména o případy, kdy byste odvolali souhlas se zpracováním a neexistuje jiný právní základ pro takové zpracování, kdy byste uplatnili námitku proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody W4W pro zpracování, kdy osobní údaje již nejsou potřebné pro dané účely apod.), provádí se na základě písemné žádosti, k dispozici zde, nebo automaticky, nejsou-li již osobní údaje potřebné pro daný účel zpracování,

d) právo na omezení zpracování – po dobu, než W4W posoudí oprávněnost Vaší námitky proti zpracování nebo po dobu, než W4W ověří přesnost osobních údajů tam, kde jejich přesnost popíráte, anebo v případě, že zpracování je protiprávní a odmítáte výmaz a místo toho žádáte o omezení použití, omezí W4W přechodně zpracování osobních údajů. Provádí se na základě písemné žádosti, k dispozici zde, pokud žádáte omezení, nebo automaticky v případě uplatnění práva na námitku či opravu,

e) právo na přenositelnost – je-li zpracování konkrétních osobních údajů založeno na souhlasu nebo na smlouvě a je-li zároveň prováděno automatizovaně, máte právo získat a předat jinému správci osobní údaje, které se Vás týkají. Provádí se na základě písemné žádosti, k dispozici zde, s Vaším úředně ověřeným podpisem,

f) právo vznést individuální námitku – je-li zpracování založeno na základě oprávněného zájmu W4W, máte právo vznést z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace námitku proti takovému zpracování. Námitka bude W4W důkladně posouzena. Námitce bude vyhověno, převažuje-li Váš individuální zájem nad oprávněnými zájmy W4W v rámci Projektu. Provádí se na základě písemné žádosti, k dispozici zde,

g) právo odvolat souhlas se zpracováním - udělili-li jste W4W souhlas se zpracováním osobních údajů Vašich nezletilých dětí, je možné jej odvolat. W4W nebude nadále zpracovávat osobní údaje Vašich dětí, k jejichž zpracování byl souhlas odvolán, nemá-li k tomu jiný právní základ zpracování. Souhlas lze odvolat elektronicky na e-mailové adrese info@obedyprodeti.cz nebo písemně prostřednictvím pošty na adresu sídla společnosti WOMEN FOR WOMEN o.p.s., Vlastislavova 152, 140 00 Praha 4 - Nusle.

h) Právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo by se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo – toto právo se neuplatňuje, W4W neprovádí žádné automatizované rozhodování, které by pro Vaše dítě mělo právní nebo obdobné účinky.

Ve všech výše uvedených případech Vám W4W bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 1 měsíce od obdržení Vaší žádosti poskytne informace o tom, jak byla Vaše žádost vyřešena. Lhůtu lze s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další 2 měsíce.

V případech, kdy jsou žádosti zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, může W4W odmítnout žádosti vyhovět nebo uložit za zpracování žádosti administrativní poplatek zohledňující náklady spojené s poskytnutím informací.

Nesouhlasíte-li s postupem W4W při řešení či ochraně Vašich práv, nebo při zpracování Vašich osobních údajů, případně máte-li jiné poznatky či připomínky, můžete využít pro tyto účely e-mailovou adresu info@obedyprodeti.cz, kam nám můžete Vaše připomínky zaslat. Každou Vaší připomínkou se budeme zabývat.

Obědy pro děti > Potřebujete pomoci > Informace o zpracování osobních údajů
Loading...

Potřebujete pomoci

Loading...

Potřebujete pomoci

Staňte se Fanouškem

Odběr e-Zpravodaje

Chcete pravidelně dostávat veškeré informace na váš e-mail? Přihlašte se k našemu odběru a nic vám neunikne.

Záštita

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hlavní partner

Dále nás podporují

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Obědy pro děti 

s finanční podporou MŠMT

pro roky 2016-18